パソコン、スマホ、コンビニで!便利なFAXの送り方、使い方

パソコンを使ってネットで送信や受信できるFAXサービスや、便利なFAXの使い方をご紹介いたします。

保険関係の仕事で、毎年200件のお客様とFAXでやりとりした思い出

私は以前、保険関係の仕事に就いていた時に、毎年の年度更新で200件ほどのお客さんとFAXでやりとりをすることがありました。

実際には2000件ほどのお客さんがいるのですが、それを社内で手分けして行うのです。

FAXのやりとりは大変でした

FAXには従業員に支払った月別の給与を書いてもらうので、なかなか簡単な内容ではありません。

またそれも雇用保険に入っている人、入っていない人、と役員を区分けするのです。

 
何の説明もなくFAXあだけのやりとりで簡単に済むお客さんはそう多くありませんでした。

大抵は電話をして書き方を説明したり、結局書けなくて電話で聞き取りをしたり、実際にお客さんのところに行ったり、年度更新は本当に大変な作業でした。

パソコンからメールでFAXができる仕組みは便利だなと思います。

社内でも同じ時期に他の社員もFAXでやりとりをしているので、とにかくFAXが混みあいました。

こういう時にパソコンからメールでFAXができる仕組みは便利だなと思います。

 

またFAXを送ってもなかなか返事が来ないので何度もFAXを送ったり、煽りの電話をかけたりします。

その時もよりわかりやすくするようにFAXで送る用紙に太線で説明書きを加えたり、工夫をしました。

また、お客さんのFAX番号が現在使えなくなっていたり、番号を間違えたりで関係のない人にFAXを送ってしまって、クレームの電話が来たりすることもありなかなか大変でした。

更に、電話番号とFAX番号が一緒になっている時などは送信するのに時間がかかったり、お客さんが向こうで操作しないとFAXが受け取れなかったり、とにかくめちゃくちゃなことがたくさんありました。

FAXは遠くにいても文章のやりとりができるので非常に便利な機械なのですが、量が多すぎたり、FAXの環境が整っていないとなかなか大変なこともあります。

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