運送会社でFAXを使った業務について感じたこととわかったこと
私は中規模の運送会社で事務員として業務についていました。
業務の内容はお客様や別の営業所に電話でやり取りをしたり、伝票入力を主にやっていました。
またドライバーに荷物を集める指示やそのサポートもやっていました。
FAXを使った業務では送信するよりも受信されたものを使って作業をすることが多かったです。
FAXで送られてきた伝票を会社の入力フォームに入力するのが非常に大変
それら業務の中でFAXで送られてきた伝票を会社の入力フォームに入力するのが非常に大変でした。
なぜなら送られてくる枚数が毎日30枚近くあり、書いてある文字はにじんでしまっていたり、文字が小さく見にくいものだったからです。
私が勤めていた会社では、重量と行き先で料金を計算していました。
なので、これでは正確な重量や行き先がわかりにくく、正確な料金を割り出すのは難しいのです。
とはいえ重量は数字で書かれているので何とか判断することができ、また行き先に関しても同じ場所にほぼ毎日配達されるので慣れてくるとわかるようになりました。
これらは大変と感じるだけで大きな問題とはなりませんでした。
FAXで運送指示する場合に起こった問題
最初のほうにドライバーに荷物を集める指示やそのサポートをしていると言いましたが、こちらの方で問題が発生していました。
少しそれますが、ドライバーが荷物を集荷する流れを説明いたします。
- 依頼者から私のいる事務所にFAXで集荷依頼書が届く
- 私が集荷するドライバーの名前を集荷依頼書に書いて倉庫にFAXで送ったりドライバーに集荷の依頼が来た旨を伝える。
- ドライバーが倉庫から集荷する。
依頼者→事務所→倉庫、ドライバーという順です。
普段であればこちらも少し大変ですが問題なく処理することができます。
しかし、5月の大型連休前や12月の年末になると、それらの依頼が多くなりFAXも受信される量が多くなります。
お客様からの電話も多くなります。
普段であれば依頼者からのFAXもすぐに対応できますが、それもなかなかできなくなります。
そうなると集荷依頼書が別のものと重なってしまい、あとで見つかったということが起こります。
あとで見つかったんだからまたドライバーに集荷させればいいじゃないか、となりますがそうはいきません。
というのもドライバーが集荷できる時間は決まっているので、あとで見つかっても遅くドライバーが集荷できないということが発生してしまいます。
そうなると依頼者に大変な迷惑がかかってしまいます。
実際、私が集荷するのは難しいという旨を依頼者に伝えると、損害賠償請求が発生するという話をからちらつかされました。
FAXよりメールが重宝される時代が待ち遠しい
FAXは登場したときは、音声だけでなく文書も送れるようになったとして大変便利なものとして重宝されたと思います。
が、現在では業務の妨げになる恐れがあると感じています。
また今ではメールもあるので、そのようなものはすべてメールで送ってもらえると大変便利だとわかりました。
