インターネットFAXは通常のFAXとは異なり、市販のFAX機を必要としないFAXの送受信方法です。

FAXを電子メールのようにパソコンやモバイル機器から送受信できるため、オフィスや自宅にいなくてもFAXを顧客や取引先から受取ることが可能なので、業務の効率アップにつながります。

インターネットFAXを始める際に必要な機材は、スペックを満たしたパソコンさえあれば他に必要はありません。

もちろん受信したFAXを紙にプリントアウトをする必要があるならプリンターを用意します。

ソフトに関してはインターネットFAXを提供している会社から送られてくるものをインストールしたり、ウェブサイトからダウンロードしたりします。

インターネットFAXをのメリットは何と言ってもFAXのデジタル管理や保存がしやすくなることです。

紙で受信してしまうと機密情報が漏洩しないようにシュレッダーで裁断して廃棄するなど手間がかかりますが、デジタルであれば削除がしやすいという利点があります。

それに対してデメリットとしてはインターネットFAXを管理する人材が必要であることと、他のメールやファイルなどに埋もれてしまう可能性があることです。

紙で届いたFAXであればデスクに配布しやすいですが、インターネットFAXであれば各自でチェックしてもらわなければなりません。

インターネットFAXで取得できる番号は様々であり「050」や「020」から始まる番号に限定しているインターネットFAXの会社もあれば、東京や大阪など主要都市の市外局番を利用することが可能なインターネットFAXサービスもあります。

FAX番号が通常の市外局番の場合は、顧客や取引先からの印象も良くなります。

また、通常のFAX機ですと紙切れやインク切れを起こしてしまい、正常にプリントアウトできなかったりコスト高になってしまうケースが見られますが、インターネットFAXであれば不要なFAXは印字する必要がないためコストカットが図れます。

ただしタイムリーにプリントアウトができないため、その手間だけはどうしてもかかってしまいます。

インターネットFAXを導入したオフィスでは、不要な営業メールを印字することなく削除できますのでFAXの仕分けがスムーズになり重宝していると評判が良いです。

また出張や営業周りが多くても外出先からFAXの着信が確認できるため、わざわざオフィスへ戻る必要がなく仕事がしやすくなったという会社もあります。