パソコン、スマホ、コンビニで!便利なFAXの送り方、使い方

パソコンを使ってネットで送信や受信できるFAXサービスや、便利なFAXの使い方をご紹介いたします。

内部別部署や関連会社の担当者へ発注依頼で毎日使用しています

製造業の営業部で、職種は営業事務で事務員です。

担当している企業(百貨店やスーパー)より商品の発注が入ると、PCで在庫確認をし、商品を預かっている内部の他部署へ発注書をFAXします。

そして商品の準備、発送をかけます。

PCで在庫確認の際に、在庫が足りない場合は、仕入れのために関連会社へ注文書を流します。

そして自分の会社の商品を仕入れ商品と合わせて在庫調整するためにFAXします。

一日に担当企業より2回に分けてFAXが届きます。

注文数や担当企業の支店数にもよるので、だいたい1回に2枚くらいです。

詳しい支店ごとの注文数に関しては量が多いのでメールで届きます。

商品の受発注で使うFAXは、専用機

FAXは、専用機です。

インク代、電気代、通信代、リース代などに関しては、経理部ではないので把握していません。

 

FAX機で良く使う機能は、短縮機能です。

FAX機に関して改善したいところは、FAXをした後にFAX済みのゴム印を押すようにしているのです。

が、押し忘れることもあるのでFAXを流した後に印がつくような機能があると助かります。

あと、もし未送信になった場合でも再送信できるような表示、もしくは裏面に送信済みをつくような工夫は欲しいです。

 
また番号を手入力する際に万が一押し間違えてしまったとか、短縮番号を押し間違えてしまうということもあってはいけません。

が、まれにあるので、番号を押してスタートを押した後にも「確認」として、もう一度この番号でいいですか?と表示が出て、「OK」とか「はい」の確認ボタンがあると誤送信も減るのではないかと思います。

メールでFAXが送受信できるサービスは便利

メールでFAXの送信・受信が出来るサービスについては、あった方がいいと思います。

今の会社ではついていませんが、以前働いていた会社でefaxというサービスを使ってPCからFAX送信ができていてとても便利でした。

 
なんといっても席を立たずにPCで確認できるのが楽です。

FAXが来たかどうかをみんなに確認する手間がはぶけて時間もロスしないからです。

 
メールで送信・受信できれば、必要なときは紙で印刷できるので、毎回紙ベースで確認する必要がなくコピー用紙の節約になります。

また、FAXを送る際に送信票をPCで入力できる点が楽だと思います。

 
手書きだと字が汚い人がいて読みにくいというも改善されると思います。

 
あと送りたい原稿に手書きで文字や注意書きを書いて、スキャンで読み込みしたものやワードやエクセルで作成した原稿をそのままFAXで送れるのでメールやPCを使用してのFAX送信はとても便利だと思います。

書き損じたら、いちから書き直さなければならない手書きと違ってPCを使えば、やり直すのは簡単だからおすすめです。

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